一斉送信と集計作業を自動化「安否確認サービス2」とクラウド人事労務ソフト「SmartHR」がシステム連携を開始。従業員情報の更新メンテナンス作業を簡単に!

トヨクモ株式会社(本社:東京都品川区、代表取締役社長:山本 裕次、以下「トヨクモ」)が提供する「安否確認サービス2」は、2021年9月27日より、株式会社SmartHR(本社:東京都港区、代表取締役:宮田 昇始、以下「SmartHR社」)が提供する「SmartHR」とのシステム連携を開始しましたことをお知らせいたします。

「SmartHR」は雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きのペーパーレス化を実現するクラウド人事労務ソフトで、3年連続シェアNo.1※と多数の企業で活用されています。

「安否確認サービス2」は災害時に従業員の安否情報をスムーズに管理し、集計を自動で行えるサービスです。いざというときに備え、従業員の情報を漏れなく登録しておく必要がありますが、普段管理している人事労務システムとは別に作業しなければなりません。手入力で二重で登録すると手間が負担になるうえ、ミスも発生します。CSVファイルへ出力してインポートするにもデータの成形が必要になるといった課題がありました。

この度、「SmartHR」と「安否確認サービス2」の連携により、「安否確認サービス2」のの画面上でワンクリックするだけで「SmartHR」の従業員情報を「安否確認サービス2」に簡単に同期できるようになりました。

これまで「安否確認サービス2」と「SmartHR」の両方を利用されているお客様は、「SmartHR」へ従業員情報を登録した後、社員番号、名前、所属部署情報を1つのCSVファイルに書き出してから3つのCSVファイルを作成して「安否確認サービス2」に情報を登録していました。「SmartHR」では登録されている部署情報をCSVファイルへ書き出すことができない為、「安否確認サービス2」に登録するために、一から部署情報CSVを作成し、登録するという必要がありました。そして、書き出しておいたCSVファイルから社員番号や名前などをコピーして作った従業員情報専用のCSVファイルと従業員の所属部署情報専用のCSVファイルを作成して、それら3つのファイルを3回の操作に分けて登録するという煩雑な作業を行っていました。

また、従業員の電話番号や姓の変更、異動による所属部署の変更があった場合は、「SmartHR」の情報を更新後、CSVファイルへ書き出し、「安否確認サービス2」からも現在の従業員情報、従業員の所属部署情報をCSVファイルへ書き出して突き合わせを行い、ファイルを修正して、読み込みを行う必要がありました。

その為、従業員情報の新規追加や更新作業を行う場合は、両システムから情報を書き出して、「安否確認サービス2」のフォーマットに沿ってCSVファイルを修正してから読み込みを行わなければならない状況でした。

■安否確認サービス2 × SmartHRの連携内容

今回の連携により、「安否確認サービス2」に設置した「SmartHRから情報を読み込む」ボタン1つで部署情報、従業員情報、従業員の所属部署情報などが簡単に同期できるようになりました。

社員が入社したり、退社する場合も「SmartHR」の更新作業を行えば、「安否確認サービス2」側のボタンをクリックするだけですぐに情報を反映できます。従来、「安否確認サービス2」で行っていたCSVの読み込み作業は一切不要となります。

以前より「安否確認サービス2」のエンタープライズプランであれば、従業員情報を管理している別システムとの連携が可能でしたが、自動連携のための開発コストがかかったり、開発してくれる会社を探さなければなりませんでした。今回のSmartHR連携により、「安否確認サービス2」のプレミアプラン以上であれば、このコストや手間をかけずに、従業員リストのメンテナンスが可能になります。

<同期できる情報>

ユーザー情報(ログイン名、名前、メールアドレス、電話番号)
部署情報(部署名、部署コード、階層)
所属部署情報

■今後の展開

トヨクモの「安否確認サービス2」はシンプルな機能とわかりやすいデザインで簡単な操作を実現し、日常的にパソコンやスマートフォンに接していない、ITに不慣れな方でも安心してご利用できる災害時の企業向けクラウドサービスです。今回初めて他社サービスとの連携を実現し、「SmartHR」で管理されている従業員情報を手軽に同期することが可能となった為、管理者の作業負担を確実に減らすことに成功しました。今回の「SmartHR」との連携を機に、将来的にはcybozu.com等の他システムとの連携も行っていきたいと考えております。

■サービス概要

災害時の企業向け安否確認システム「安否確認サービス2」について

トヨクモの「安否確認サービス2」は、2,400社以上が利用する法人向けの安否確認システムです。企業における安否確認とは、従業員の生活の基盤となる事業の早期復旧を目的とした、情報収集の一環となります。

そのためトヨクモの「安否確認サービス2」では、安否の確認機能だけでなく、その後の議論や対策指示、情報共有が行える掲示板やメッセージ機能を備えるなど、早期の事業復旧が行えることに重点を置いた安否確認システムとなっています。

(税抜)

上限ユーザー数 ライト プレミア ファミリー エンタープライズ
50ユーザー(月額) 6,800円 8,800円 10,800円 14,800円

・「安否確認サービス2」サービスサイト:https://anpi.toyokumo.co.jp/

クラウド人事労務ソフト「SmartHR」について

「SmartHR」は、3年連続シェアNo.1(※)のクラウド人事労務ソフトです。雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きのペーパーレス化を実現します。組織状態の可視化・分析に活用可能な「従業員サーベイ機能」を、2020年9月より提供開始。さらに、勤怠管理や給与計算システムなど、様々なサービスとの連携も充実しています。「SmartHR」は、煩雑で時間のかかる労務手続きと管理から経営者、人事・労務担当者、従業員を解放し、“本当に必要な仕事“に集中できる時間をつくることで、企業の生産性向上を後押しします。
※デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ『HRTechクラウド市場の実態と展望 2020年度 労務管理クラウド部門』
・「SmartHR」サービスサイト:https://smarthr.jp

■ 代表取締役社長 山本からのコメント

このたび、当社「安否確認サービス2」とのシステム連携が実現できたこと、心より感謝いたします。労務管理クラウドNo.1のシェアを占めている「SmartHR」とのシステム連携により、社内システムでのユーザー情報を管理した上で「安否確認サービス2」での管理しなければならないという所謂「二重管理」がなくなった為、ユーザーや部署情報が格段に管理しやすくなり、生産性の向上に繋がるのではないかと期待しています。

トヨクモ株式会社 代表取締役社長 山本 裕次

■株式会社SmartHRからのエンドースメント

トヨクモ社の「安否確認サービス2」と弊社「SmartHR」のシステム連携が実現でき、非常に嬉しく思います。入社手続きを効率化する「SmartHR」には、行政に提出する従業員の正しい情報が一番最初に入ってきます。その情報を即座にボタン一つで「安否確認サービス2」に連携できるようになったことで、業務の効率化と、従業員への安全配慮を実現する安否確認サービスへの登録タイムラグが大幅短縮されると期待しています。

株式会社SmartHR 取締役・COO 倉橋 隆文

■会社概要

社 名 トヨクモ株式会社
所在地 東京都品川区上大崎3丁目1−1 JR東急目黒ビル 14階
代表取締役社長 山本 裕次
設 立 2010年8月2日
資本金 380,025,000円
企業URL https://toyokumo.co.jp

社 名 株式会社SmartHR
所在地 東京都港区六本木3-2-1 六本木グランドタワー
代表取締役 宮田 昇始
設 立 2013年1月23日
資本金 8,314,520,000円
企業URL https://smarthr.co.jp/