トヨクモスケジューラーに、「どれか1つだけ」機能が実装。会議室など、施設のダブルブッキングを自動で防ぐことが可能に。

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2022.07.19

トヨクモスケジューラーに、「どれか1つだけ」機能が実装。会議室など、施設のダブルブッキングを自動で防ぐことが可能に。

トヨクモ株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：山本裕次、以下トヨクモ）は、社内・社外を問わず日程調整を簡単に行うことができるスケジューラー「トヨクモスケジューラー」をバージョンアップし、社外との日程調整時に、社内の施設どれか1つだけに予定を登録する「どれか1つだけ選択」機能を実装しました。7月1日に実装した「誰か1人だけ参加」機能と組み合わせることで、面接や来客対応など、「人」と「施設」を効率的に予定を割り振ることが可能になりました。

多数の日程調整は、実は人だけではなく、会議室などの施設の調整も工数がかかっていた

面接や来客対応は、実は対応者の調整もさることながら、部屋や設備の用意にも時間がかかっていました。例えば、新卒の面接において「大会議室」の確保、リモート商談において「１人会議室」の確保、大人数の会議の際には「プロジェクター」を確保して置かなければならない等、シーンによって必要な施設は変わってきますが、管理工数をかけ、予定に登録しなければいけない状況は共通です。

施設の日程調整にコストがかかる例

シーン	社外の調整相手	社内の施設
新卒グループ面接	学生	大会議室
来客	取引先	会議室
大人数の来客	取引先	プロジェクター
ジムの来店予約	顧客	対応する個室

新機能では、日程調整と施設の割り振りを自動で実行

新機能である「どれか1つだけ選択」機能では、選択した施設のうち、どれか1つが空いていたら日程調整が可能になります。社外の方には最大限の空き時間が公開できる一方、施設のダブルブッキングは行わない範囲で、日程の登録を行います。面接調整、来客日時調整、来店予約など、幅広いシーンで、日程調整を自動化できます。

活用方法は下記にて説明をしています。是非ご覧ください。
→日程調整の煩雑さを解消！プロセスを効率化してミスを防ぐコツとは？

社内・社外を一貫して活用できるから、ダブルブッキングが起こらない

他の日程調整ツールと異なり、トヨクモスケジューラーは、社内のスケジュール管理サービスとして活用できます。それによって、日程調整とスケジュール管理の間でコピーアンドペーストの作業などが一切不要です。社外に公開する空き時間と、社内の予定は同じデータを活用しているので、わずかなタイムラグも無く、ダブルブッキングは起こりえません。
公開する日時から時間や曜日を指定し、候補から排除することもできるので、自身の希望に合わせて柔軟に日程調整ページを作成できます。